آؤٹ لک رابطوں کا بیک اپ بنائیں

جو معلومات آپ نے اپنے ای میل ان باکس میں محفوظ کی ہیں وہ کافی قیمتی ہوسکتی ہیں، خاص طور پر اگر آپ اس ای میل ایڈریس کو کام کے مقاصد کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ جب کہ آپ کے پاس اپنے ای میل پیغامات کا بیک اپ لینے کے لیے ایک نظام جاری ہے، کیا آپ نے اس کے لیے کوئی نظام نافذ کیا ہے؟ بیک اپ آؤٹ لک رابطوں? آپ لوگوں تک پہنچنے کے طریقے، نیز ان کے ای میل پتے، آپ کی کاروباری سرگرمیوں کے اہم عناصر ہیں۔ مزید برآں، اگر آپ بہت سے لوگوں کی طرح ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ آپ کسی شخص کے ای میل ایڈریس کو میموری میں شامل کرنے کی زحمت نہ کریں۔ آپ انہیں صرف ایک نئے آؤٹ لک رابطے کے طور پر شامل کریں، پھر ان کا نام ٹائپ کرنا شروع کریں۔ کو ایک پیغام کا فیلڈ جب آپ ان سے رابطہ کرنا چاہتے ہیں۔ خوش قسمتی سے آپ کے آؤٹ لک رابطوں کا بیک اپ لینے کا عمل آسان ہے، اور کئی طریقے ہیں جن سے آپ اسے کر سکتے ہیں۔

بیک اپ آؤٹ لک رابطوں کی فائل بنائیں

آپ کے آؤٹ لک رابطوں کا بیک اپ لینے کا عمل براہ راست مائیکروسافٹ آؤٹ لک 2010 کے اندر سے انجام دیا جا سکتا ہے۔ مزید برآں، اگر آپ کے رابطوں کی تعداد بہت زیادہ ہے تو بھی فائل بہت بڑی نہیں ہے اور اسے آسانی سے کسی دوسرے مقام پر کاپی یا ای میل کیا جا سکتا ہے۔

مائیکروسافٹ آؤٹ لک 2010 کو لانچ کرکے اپنی آؤٹ لک رابطوں کی فائل کا بیک اپ لینا شروع کریں۔ پر کلک کریں۔ فائل ونڈو کے اوپری بائیں کونے میں ٹیب، پھر کلک کریں۔ کھولیں۔ کھڑکی کے بائیں جانب۔ یہ اسکرین کے مرکز میں ایک نیا مینو شروع کرے گا، جس پر آپ کو کلک کرنے کی ضرورت ہے۔ درآمد کریں۔. میں جانتا ہوں کہ ہم اصل میں ایک فائل برآمد کر رہے ہیں، لیکن یہ اس افادیت تک رسائی کا تیز ترین طریقہ ہے جس کی آپ کو Outlook میں اپنے رابطوں کو برآمد کرنے کی ضرورت ہے۔

پر کلک کریں۔ فائل میں ایکسپورٹ کریں۔ اختیار، پھر کلک کریں اگلے بٹن اس اسکرین پر فائل فارمیٹ کے کچھ آپشنز موجود ہیں جو کام آسکتے ہیں اگر آپ کو کبھی بھی اپنی رابطہ کی معلومات کو کسی دوسرے میل پروگرام میں منتقل کرنے کی ضرورت ہو لیکن، فی الحال، منتخب کریںآؤٹ لک ڈیٹا فائل (.pst) اختیار، پھر کلک کریںاگلے. پر کلک کریں۔ رابطے ونڈو کے مرکز میں فولڈر، پھر کلک کریں اگلے.

پر کلک کریں۔ براؤز کریں۔ ونڈو کے اوپری حصے میں بٹن، اپنے کمپیوٹر پر ایک مقام منتخب کریں جہاں آپ فائل کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں، پھر کلک کریں۔ ختم کرنا بیک اپ آؤٹ لک رابطوں کی فائل بنانے کے لیے بٹن۔ کچھ اضافی طریقے ہیں جن سے آپ اس بیک اپ کے عمل میں ترمیم کر سکتے ہیں، جس پر ہم اگلے حصے میں بات کریں گے۔

اضافی آؤٹ لک رابطوں کے بیک اپ کے اختیارات

اس بیک اپ طریقہ کو کلاؤڈ سٹوریج کے ساتھ جوڑنے کا ایک دلچسپ طریقہ یہ ہے کہ اپنے ونڈوز پی سی پر اسکائی ڈرائیو فولڈر کو انسٹال کرنے کے بارے میں اس آرٹیکل کو پڑھیں، پھر اس سکائی ڈرائیو فولڈر کو اپنی آؤٹ لک بیک اپ فائل کے لیے محفوظ مقام کے طور پر منتخب کریں۔ یہ آپ کو اپنے کمپیوٹر سے فائل تک رسائی حاصل کرنے کی اجازت دے گا، جبکہ آپ کا کمپیوٹر کریش ہونے یا چوری ہونے کی صورت میں کلاؤڈ میں اس کی ایک کاپی بھی تیار کرے گا۔

اس عمل کو بہتر بنانے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی بیک اپ فائل محفوظ ہے، ایک اور آپشن یہ ہے کہ بیک اپ مکمل ہونے کے بعد فائل کو خود کو ای میل کریں۔ چونکہ آپ کی Outlook رابطوں کی فائل ای میل کرنے کے لیے کافی چھوٹی ہونی چاہیے، اس لیے یہ آپ کے ای میل سرور پر رابطوں کی فائل کی ایک کاپی بناتا ہے، جس سے آپ کسی بھی کمپیوٹر سے فائل تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

میں نے ماضی میں یہ واضح کیا ہے کہ میں CrashPlan بیک اپ پروگرام کا ایک بڑا پرستار ہوں، اور یہ ایک ایسی مثال ہے جہاں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کیوں۔ CrashPlan میں پہلے سے طے شدہ ترتیبات پہلے سے ہی آپ کی Outlook فائل کے پہلے سے طے شدہ مقام کا بیک اپ لینے کے لیے سیٹ ہیں، لہذا، اگر آپ کے کمپیوٹر پر CrashPlan ہے، تو یہ پہلے سے ہی اس معلومات کا بیک اپ لے رہا ہے۔